Yfirstjórn sveitarfélagsins er skipt upp í svið þar sem sviðsstjórar eru ábyrgir fyrir starfsemi þeirra gagnvart bæjarstjóra. Sviðsstjórar skipuleggja daglega starfsemi sviðanna og hafa eftirlit með starfsemi þeirra.
Skipurit og erindisbréf lýsa svo nánar starfsemi sviðanna.
Bæjarbúar sem og aðrir viðskiptamenn bæjarins geta leitað til bæjarskrifstofu um ýmis mál er varða þá. Starfsmenn á skrifstofunum veita leiðbeiningar og aðstoða við að koma á framfæri erindum við bæjarstjórn, bæjarráð eða nefndir bæjarins. Jafnframt er leitast við að veita þar upplýsingar um reglur þær er gilda um meðferð mála, sem berast til umfjöllunar hjá bæjaryfirvöldum. Í
þjónustugáttum í bókasöfnunum er hægt að fá ýmsar leiðbeiningar og skila inn umsóknum um þjónustu sveitarfélagsins.
Einnig er veitt ýmis grunnþjónusta í þjónustuverum í bókasöfnunum á Norðfirði, Eskifirði, Reyðarfirði, Fáskrúðsfirði og Stöðvarfirði.
Skrifstofa sveitarfélagsins er að Hafnargötu 2, Reyðarfirði. Opnunartími er frá 9:00 - 16:00 á Reyðarfirði. Skiptiborð er opið kl. 10:00 - 16:00.
Í afgreiðslu er leitast við að veita sem víðtækastar upplýsingar um þjónustu og starfsemi bæjarins og má þar nefna upplýsingar um afgreiðslu bæjarstjórnar, bæjarráðs og nefnda bæjarins. Þangað geta bæjarbúar leitað til að afla upplýsinga um tiltekin mál sem verið hafa til meðferðar hjá bæjaryfirvöldum og jafnframt fengið aðgang að gögnum eftir því sem eðlilegt er og mælt er fyrir um í upplýsingalögum.
Embættislegt stjórnkerfi
Í nýju stjórnkerfi heyra tíu störf beint undir bæjarstjóra. Stjórnendurnir tíu bera hver fyrir sig ábyrgð á fjármálum og starfsmannamálum á sínu sviði þ.m.t. gerð fjárhags- og starfsáætlunar og stefnu- og skorkorti.
4.1 Fjármála- mannauðs- og stjórnsýsluteymi
Í fjármála- mannauðs- og stjórnsýsluteymi eru þrír stjórnendur. Stjórnendurnir bera starfsheitið forstöðumaður. Þeir bera ábyrgð á verklagi og stefnumörkun í fjármálum, starfsmannamálum, upplýsinga- og upplýsingatæknimálum og stjórnsýslu. Þeim ber að fylgjast með nýjungum og undirbúa verklagsreglur og staðla sem eru bindandi fyrir stjórnendur í öðrum teymum bæjarins. Teymið ber ábyrgð á verkefnum sem að meginstefnu heyra undir forstöðumann fjármála- og stjórnsýslusviðs í núverandi stjórnkerfi. Með tillögunni er gert ráð fyrir að auka vægi mannauðsstjórnunar, nýtingu upplýsingatækni m.a. til rafrænnar þjónustu og upplýsingagjafar og styrkja stjórnsýsluframkvæmd og þjónustu við bæjarstjórn, bæjarráð og nefndir bæjarins. Ráðgjöf, leiðsögn og frumkvæðisskylda verður styrkt í öllum þremur störfunum.
Forstöðumaður fjármála ber m.a. ábyrgð á undirbúningi stefnumótunar í fjármálum, yfirumsjón með fjárhags- og starfsáætlunargerð, rekstrareftirliti og tillögum til að auka hagkvæmni og skilvirkni í rekstri. Hann ber ábyrgð á fjárreiðum og álagningu og innheimtu gjalda, bókhaldi og ársreikningi.
Forstöðumaður mannauðs- og upplýsingatæknimála ber ábyrgð á þróunarstarfi og nýsköpun í mannauðsmálum og undirbúningi stefnumótunar og upplýsingagjöf til starfsmanna og stjórnenda vegna launa- og starfsmannamála. Hann hefur umsjón með starfsmannastefnu, starfsmannahaldi bæjarins, samskiptum vegna kjarasamninga og túlkun á þeim og stefnumörkun og eftirliti í starfsþróunar og símenntunarmálum. Þá hefur hann yfirumsjón með rekstri upplýsingakerfa bæjarins og miðlun almennra upplýsinga innan og utan sveitarfélagsins þ.m.t. ritstjórn á vef Fjarðabyggðar. Forstöðumaðurinn ber jafnframt ábyrgð á þjónustu og ráðgjöf við bæjarstjórn. Hann ber ásamt bæjarstjóra og forseta bæjarstjórnar ábyrgð á að mál séu vel undir búin fyrir bæjarstjórnarfundi og gögn aðgengileg og greinargóð. Þá sér hann um eftirfylgni mála sem afgreidd eru í bæjarstjórn. Fyrir hönd bæjarstjórnar annast hann eftirlit með framkvæmd heildarstefnukorts Fjarðabyggðar. Forstöðumaður mannauðs- og upplýsingatæknimála er staðgengill bæjarstjóra.
Forstöðumaður stjórnsýslu ber ábyrgð á þróun og nýsköpun í stjórnsýslu Fjarðabyggðar, ráðgjöf og álitsgjöf í stjórnsýslu og aðstoð við gerð samninga og verklagsreglna. Hann sér um að samþykktir og verklagsreglur um stjórn og þjónustu bæjarins séu í samræmi við aðstæður á hverjum tíma og að þær séu aðgengilegar og birtar með réttum hætti. .Upplýsingagjöf til stjórnenda og starfsmanna um lög, reglugerðir og stjórnvaldsfyrirmæli sem snerta verkefni bæjarfélagsins eru jafnframt í hans umsjá. Hann ber ábyrgð á þjónustu og ráðgjöf við bæjarráð. Hann sér til þess ásamt bæjarstjóra og öðrum í fjármála, mannauðs og stjórnsýsluteyminu að mál sem lögð eru fyrir bæjarráð séu vel undirbúin og greinargóðar upplýsingar og tillögur liggi fyir. Þá sér hann um afgreiðslu og eftifylgni vegna funda bæjarráðs. Forstöðumaður stjórnsýslu ber ábyrgð á almennri þjónustu bæjarskrifstofanna bæði gagnvart bæjarbúum og stjórnendum bæjarins, undirbúningi þjónustustefnu, málaskrá, skjalasafni o.fl.
4.2. Félags- fræðslu- og tómstundateymi
Í teyminu verða eftirtaldir þrír stjórnendur, sem hver fyrir sig stjónar faglegum málaflokki en ber að gæta þess að farið sé að þeim verklagsreglum sem binda stjórnendur bæjarins í störfum m.a. þeim sem koma frá fjármála- mannauðs- og stjórnsýsluteyminu.
Félagsmálastjóri ber ábyrgð á undirbúningi stefnumótunar á sviði velferðarmála og þjónustu og faglegum stuðningi við félagsmálanefnd. Hann annast undirbúning funda félagsmálanefndar með formanni og sér til þess að mál séu vel undirbúin og greinargóð gögn og tillögur lögð fram skriflega. Hann sér um áætlunargerð í barnavernd, öldrunarþjónustu og tengsl við hagsmunaaðila vegna þessara viðfangsefna og jafnframt samskipti við heilbrigðisstarfsmenn, löggæslu og aðra vegna viðfangsefna félagsþjónustunnar. Ábyrgð á liðveislu og ferlimálum fatlaðra og féalgslegri heimaþjónusta. Aðgangur að félagslegum búsetuúrræðum, fjöskyldu- og einstaklingsráðgjöf auk fjárhagsaðstoðar er á ábyrgð félagsþjónustunnar.
Fræðslustjóri ber ábyrgð á undirbúningi stefnumótunar í fræðslumálum, samhæfingu skólastarfs Fjarðabyggðar og tengslum við önnur skólastig, skólaskrifstofu og fræðslustarf í landshlutanum. Hann ber ábyrgð á þjónustu og faglegum stuðningi við fræðslunefnd og eftirfylgni ákvarðana nefndarinnar. Hann annast undirbúning funda fræðslunefndar með formanni og sér um að mál séu vel undirbúin og skriflegar tillögur og gögn greinargóð. Hann hefur frumkvæði að samskiptum og aðgerðum til að styrkja menntasamfélagið í Fjarðabyggð. Hann hefur yfirumsjón með og ber ábyrgð á fjárhags- og starfsáætlun fyrir fræðslumálin og eftirlit með skólastarfi og árangri þess. Hann skal fylgjast með tölfræði varðandi þróun skólastarfs og leita leiða til samanburðar við skóla annars staðar sem þykja til fyrirmyndar í starfi.
Tómstundastjóri ber ábyrgð á undirbúningi stefnumótunar varðandi skipulagt tómstundastarf í Fjarðabyggð hvort heldur er á sviði íþrótta- og æskulýðsmála, menningar- og safnamála eða til að styrkja ferðaþjónustuna sem atvinnugrein. Hann ber ábyrgð á þjónustu og faglegum stuðningi við menningar- íþrótta- og ferðamálanefnd og eftirfylgni ákvarðana hennar. Hann samhæfir starfskrafta sinna næstu undirmanna m.a. í undirbúningi funda nefndarinnar og ber ábyrgð á að gögn sem lögð eru fyrir séu greinargóð. Hann skal leita leiða til að virkni frjálsra félagasamtaka verði sem mest í samfélagslegum viðfangsefnum. Þá skal hann vinna að því að hámarka nýtingu tómstundamannvirkja sem sveitarfélagið hefur yfir að ráða hvort heldur um er að ræða íþróttabyggingar, félagsmiðstöðvar, safna- og menningarhús, félagsheimili eða aðrar byggingar nýttar til tómstundastarfs. Hann skal ásamt næstu undirmönnum sínum leitast við að virkja félagsauðinn í samfélaginu sem best m.a. með þjónustu- og styrkjasamningum.
4.3 Umhverfis- og mannvirkjateymi
Í teyminu eru tveir stjórnendur umhverfisstjóri og mannvirkjastjóri. Jafnframt er gert ráð fyrir að framkvæmdastjóri Fjarðabyggðarhafna og slökkviliðsstjóri, sem einnig eru í stjórnendahópnum beint undir bæjarstjóra, sitji reglubundna fundi umhverfis- og mannvirkjateymis.
Umhverfisstjóri ber ábyrgð á undirbúningi stefnumótunar í umhverfis- og ásýndarmálum. Hann ber ábyrgð á þjónustu og faglegum stuðning við umhverfisnefnd og skal gæta þess að mál sem lögð eru fyrir nefndina séu vel undirbúin og greinargóð. Hann skal jafnframt sjá til þess að ákvörðunum nefndarinnar sé fylgt eftir. Hann hefur yfirumsjón með skipulags- og byggingarmálum, skráningu fasteigna o.þ.u.l. Gróðurmál, þ.m.t. torg, opin svæði og bæjargarðar eru í umsýslu hans. Hann ber ábyrgð á söfnun og meðferð úrgangs, staðardagskrármálum, verkefnisstjórn vinnuskóla og samskiptum vegna starfs Veraldarvina. Hann skal annast tengsl við hagsmunaaðila s.s. skógræktarfélög og hafa yfirumsjón með verkefnum sem tengjast landbúnaði s.s. fjallskilamálum, búfjáreftirliti o.fl.
Mannvirkjastjóri ber ábyrgð á undirbúningi stefnumótunar varðandi framkvæmdir, gæðakröfur í byggingu fasteigna og viðhaldi þeirra og samskiptum við leigutaka sem nýta mannvirki bæjarins. Hann ber ábyrgð á þjónustu og faglegum stuðningi við mannvirkjanefnd og gætir þess að mál sem lögð eru fyrir nefndina séu vel undirbúin og greinargóð. Hann skal jafnframt sjá til þess að ákvörðunum nefndarinnar sé fylgt eftir og hrundið í framkvæmd. Hann hefur yfirumsjón með málefnum eignasjóðs, veitna bæjarins, þjónustumiðstöð og tækjamiðstöð og umferðar- og umferðaröryggismálum. Hann ber ábyrgð á nýbyggingarverkefnum og hönnunar- og byggingarstjórn og og vinnur með mannvirkjanefnd tillögu til bæjarráðs um forgangsröðun nýframkvæmda og viðhaldsáætlanir fasteigna bæjarins. Hann ber ábyrgð á tengslum við leigutaka í fasteignum bæjarins og við samstarfsaðila s.s. Vegagerð.
4.4 Framkvæmdastjóri Fjarðabyggðarhafna
Framkvæmdastjóri Fjarðabyggðarhafna fer með daglega stjórn hafnarinnar í umboði hafnarstjórnar. Hann ber ábyrgð á þjónustu og faglegum stuðningi við hafnarstjórn og gætir þess að mál sem lögð eru fyrir hana séu vel undirbúin og greinargóð. Hann veitir viðtöku erindum til hafnarinnar og ber ábyrgð á afgreiðslu þeirra sem og eftirfylgni ákvarðana hafnarstjórnar. Hann ber ábyrgð á undirbúningi fjárhags- og starfsáætlunar, gerð og framkvæmd stefnu- og skorkorts og hefur umsjón með fjármálum, rekstri, viðhaldi og nýbyggingum hafnarinnar. Hann skal gæta að ákvæðum hafnalaga og hafnarreglugerða í rekstri og framkvæmdum hafnarinnar og gæta reglu á öllu hafnarsvæðinu hvort heldur er á sjó eða landi. Hann er yfirmaður starfsmanna hafnarinnar og sér um ráðningar og uppsagnir. Hann annast samskipti við hagsmunaaðila og gætir þess að skipulag og framkvæmdir á hafnarsvæðinu fái umfjöllun umhverfis- og skipulagsnefndar.
4.4 Slökkviliðsstjóri
Slökkviliðsstjóri ber ábyrgð á daglegri stjórn og samhæfingu starfskrafta slökkviliðsins. Í því felst starfsmannanstjórnun, skipulag vaktkerfa, fjármálastjórnun og áætlanagerð sem og ábyrgð á hagkvæmni í rekstri slökkviliðsins. Hann skal gæta þess að framkvæmd sé í samræmi við brunavarnaáætlun og að farið sé aö lögum og reglum um brunavarnir. Hann hefur umsjón með öllum tækjum slökkviliðsins og virkni brunahana í umdæminu í samráði við vatnsveitu Fjarðabyggðar. Hann ber ábyrgð á undirbúningi fjárhags- og starfsáætlunar og að gögn sem lögð eru fyrir bæjarráð vegna málefna slökkviliðsins séu vel undirbúin og greinargóð. Hann veitir viðtöku erindum til slökkviliðsins og ber ábyrgð á afgreiðslu þeirra. Hann skal huga sérstaklega að forvörnum, fræðslustarfi og eldvarnaeftirliti. Hann ber ábyrgð á framkvæmd samninga við Alcoa Fjarðaál og Heilbrigðisstofnun Austurlands og skal af hálfu bæjarins annast samskipti vegna þeirra. Jafnframt fer hann með tengsl við Neyðarlínu, almannavarnir og aðra vegna öryggismála í sveitarfélaginu.