Fjarðabyggð á Workplace
Í september 2020 hóf Fjarðabyggð að innleiða og nota samskiptamiðilinn Workplace. Á þessum vef er að finna allar upplýsingar um Workplace sem gagnast geta í daglegu starfi.
Workplace er ekki síst hugsað til að auðvelda samskipti milli starfstöðva auk þess sem þar má deila fréttum, viðburðum og öðrum tilkynningum og gerast meðlimur í hópum fyrir sérstök málefni eða starfsstöðvar.
Með því að nýta tæki og tól Workplace er hægt að efla samstarf, bæta verkferla í sameiginlegum verkefnum innan starfseininga Fjarðabyggðar og milli þeirra. Auk þess er hægt að draga úr magni hefðbundinna tölvupósta, símtala og funda.
Spurt og svarað
Hvað er Workplace?
Workplace er samskiptamiðill fyrir vinnustaði. Workplace byggir á sömu eiginleikum og viðmóti og Facebook, enda er hugbúnaðurinn þróaður af sama aðila. Workplace-lausnin er sérsniðin fyrir umhverfi fyrirtækja og stofnana.
Ertu að kafna í tilkynningapóstum?
Workplace sendir í tölvupósti allar tilkynningar allt sem er að gerast á miðlinum. Nýir notendur, fréttir, viðburðir, umræður osfrv.
Fólk er hvatt til þess að fara í stillingar á Workplace (bæði í vafra og snjallsíma-appi) og stilla að eigin þörfum. Með einföldum hætti má slökkva á þessum stillingum, sjá leiðbeiningar hér: Tilkynningar.pdf
Hvaða reglur gilda um eignarhald á gögnum?
Ólíkt Facebook á sá sem setur inn gögn á Workplace öll sín gögn sjálfur, Workplace hefur ekki heimild til að nýta nein gögn sem sett eru þar inn nema með heimild þess sem setur inn gögnin.
Hvernig skrái ég mig inn?
Hægt er að komast inn í Workplace á skjótan hátt með tvenns konar hætti.
Þriðjudaginn 1. september fékk allt starfsfólk Fjarðabyggðar boð (invite) frá kerfinu í tölvupósti. Einfalt er að fylgja leiðbeiningum í þeim pósti til að setja upp aðgang.
Athugið að til að skrá sig inn þarf að notast við tölvupóstföng með endingunni @fjardabyggd.is eða @skolar.fjardabyggd.is. Stofnað hefur verið netfang fyrir alla starfsmenn Fjarðabyggðar. Upplýsingar um það voru sendar á persónuleg netföng starfsmanna. Ef misbrestur hefur orðið á þessu er fólk beðið um að hafa samband við sinn yfirmann.
Tengist Workplace persónulegum Facebook reikningi mínum?
Nei. Workplace er ekki Facebook, þótt hugbúnaðurinn komi frá sama aðila. Útlitið, viðmótið og virknin er sú sama. Engar upplýsingar flæða á milli Facebook og Workplace. Workplace er vinnutól á meðan Facebook er persónulegur samskiptamiðill einstaklinga. Hægt er að hafa bæði Workplace og Facebook opin í sama vafra og hoppa auðveldlega á milli.
Vertu í beinni!
Workplace leyfir þér að taka upp með einföldum hætti fundi, ráðstefnur eða annað sem þú heldur að samstarfsfólki muni þykja áhugavert.
Hver eru fyrstu skrefin?
Mikilvægt er að fullklára skráningu strax í upphafi en síðan er bara að hefjast handa og ganga í viðeigandi hópa (groups) og jafnvel stofna hóp, fylgja samstarfsfólki eftir (follow), stilla tilkynningar (notifications) og ná í öppin fyrir farsíma (Facebook Workplace og Facebook Workplace Chat). Öppin eru ótrúlega gagnleg og líklegt að megnið af upplýsingaflæðinu fari þar fram í framtíðinni.
Gilda sérstakar samskiptareglur á Workplace?
Nei. Mikilvægt er að viðhafa sömu faglegu vinnubrögð og hegðun á Workplace eins og í öðrum störfum fyrir Fjarðabyggð. Workplace má ekki nota til að deila viðkvæmum upplýsingum um einstaklinga eða viðkvæma starfsemi. Workplace er ekki málaskráningarkerfi eða skjalavistunarkerfi og skal ekki notast sem slíkt. Sömu lögmál gilda um friðhelgi einkalífsins á Workplace eins og annars staðar